Довідники для обліку ТМЦ

Довідники систематизовано у розділі Довідники модуля Склад.

Довідник Товари, продукти і послуги містить повний перелік номенклатури товарів, продукції, послуг, які використовуються в обліку.

Довідник Групи товарів, продукції і послуг – це класифікатор ресурсів в розрізі груп.

Довідник Типи цін призначений для зберігання типів відпускних цін. Довідник Типи цін використовується в документах обліку товарів., продукції та послуг. Довідник актуальний для тих організацій, які реалізують ТМЦ за різними типами цін (загальна, ціна прайса тощо).

Класифікатор ресурсів

Підприємства у виробничому процесі використовують велику номенклатурну кількість товарів, продукції, послуг. На різних підприємствах ці ресурси можуть мати різне призначення залежно від тієї функції, яку вони виконують у процесі виробництва. Тому важливо правильно згрупувати ресурси на підприємстві за їх призначенням та роллю у господарському процесі. Зважаючи на це, довідник Класифікатор ресурсів постачається для користувачів з двома групами: Товари та Послуги. Інші групи необхідно створити самостійно.

Класифікація ресурсів будується на базі ієрархічного принципу кодування груп, підгруп. Допускається до 14 рівнів вкладеної ієрархії.

При побудові класифікатора ресурсів окрім ієрархічного принципу, підтримується і фасетна технологія класифікації.

Класифікатор ресурсів повинен містити повний перелік номенклатури товарів, продукції, послуг, які використовуються в обліку. Загальний алгоритм заповнення Класифікатора ресурсів:

1) Створити групи та підгрупи ресурсів.

2) Створити ресурси.

Область відображення даних інтерфейсу довідника Класифікатор ресурсів має кілька вікон з вкладками. У вкладці Групи, підгрупи розміщено класифікаційні групи товарів, продукції, послуг. Групи повинні бути налаштовані відповідно до рахунків бухгалтерського обліку.

У вкладці Класифікатор відображаються ресурси підгрупи, рядок якої активовано у вкладці Групи, підгрупи. У вкладці Весь класифікатор відображаються ресурси всієї групи ресурсів, рядок якої групи/підгрупи активовано у вкладці Групи, підгрупи.

Щоб вивантажити інформацію в Excel натисніть кнопку на панелі інструментів.

Наповнення Класифікатора ресурсів виконується згідно із затвердженим регламентом, можливість його редагування визначається рівнем доступу користувачів.

Радимо не тільки обмежувати доступ до редагування Класифікатора ресурсів, а й в цілому обмежувати користувачам доступ до груп ресурсів, робота з якими не відноситься до їх обов'язків.

Як створити нову групу/підгрупу ресурсу

Щоб створити нову групу або підгрупу ресурсу:

Перейдіть в довідник Класифікатор ресурсів - натисніть кнопку Групи товарів та послуг розділу Загальносистемні довідники.

Згодом, в довідник можна зайти в модуль Довідники > розділ Товари та послуги > пункт меню Групи товарів та послуг.

В інтерфейсі довідника Класифікатор ресурсів натисніть кнопку Додати або Додати за зразком у вкладці Групи, підгрупи.

Заповніть параметри в екранній формі додавання нового запису. Після заповнення всіх необхідних параметрів натисніть Додати.

Поля для заповнення у вкладці Група ресурсів

Код. Вводиться код створюваної групи / підгрупи відповідної довжини.

Іконка. при необхідності можна для створюваної групи / підгрупи підмінити системну іконку, що відображається в дереві.

Діє / Скасовано (на рівні вікна «Код») при формуванні / підгруп класифікатора не використовується.

Найменування. Найменування групи.

Параметри, які заповнюються нижче, використовуються при формуванні ресурсів для прискорення введення даних. За необхідності, ідентичні поля коригуються.

Облікова ОВ. З довідника Одиниці виміру заповнюється код основної одиниці виміру, по якій ресурси оприбутковуються на складах підприємства.

По кнопці Інші ОВ можна встановити одиниці виміру, які відмінні від облікової.

Основний склад. Код складу зберігання ресурсів. Вибір з Довідника підрозділів.

Рахунок збереження. Рахунок збереження для даної групи / підгрупи ресурсів. Вибір з довідника План рахунків.

Ознака Дозволено не заповнювати встановлюється для груп / підгруп, в яких ресурси ведуться за різними рахунками зберігання.

Груповод. Поле заповнюється за наявності на підприємстві кількох підрозділів обліку ресурсів для розмежування доступу користувачів до номенклатури картотек ТМЦ (налаштування функції UserKSBG). Крім того, настройка даного параметра може служити в якості одного із ступенів обмеження доступу до класифікатора ресурсів.

Ознака найменування. Вигляд тексту в екранних і друкованих формах, які формуються системою.

Ознака Дозволено змінювати. Якщо відмічено прапорцем дану ознаку, то відображення назви для рядків ресурсів підгрупи в полі Ознака найменування можна буде змінювати. Якщо не відмічено, то для всіх рядків ресурсів підгрупи Ознака найменування буде фіксованим полем.

Структура груп. Дозволяє формувати структуру підгруп групи. Довжина коду групи, підгрупи.

Рівень прив’язки фасет. Поле доступне, якщо заповнене поле Структура груп і показує обов'язкові рівні угруповання і максимально допустимий рівень прив'язки фасет.

Вкладка Додатково

Правило формування коду ресурсу заповнюється для автоматичного формування коду при відсутності фасетного кодування

Формули для розрахунку найменувань ресурсів заповнюються для автоматичного формування найменувань ресурсів при наявності фасетного кодування.

Поля ДСТ1, ДСТ2, ДСТ3 заповнюються за необхідності. Застосовуються для перейменування відповідних реквізитів під час створення/коригування записів в Класифікаторі ресурсів.

Режим перевірки унікальності дозволяє налаштувати контроль на дублювання записів в полях найменувань.

Тип типопредставника. Заповнюється при необхідності.

Типопредставник - ресурс, який володіє тими чи загальними властивостями для довільної кількості ресурсів.

Система дозволяє працювати з будь-якою кількістю типів типопредставників. Ресурс може мати один або кілька типопредставників різних типів. Ресурс може бути типопредставником для довільної кількості ресурсів.

Різні типи використовуються в різних розрахунках.

Шаблон розрахунку цін. Стає доступним при відповідних настройках глобальних параметрів.

Розділ КД . За замовчуванням заповнює цей реквізит для ресурсів підгрупи

Ознака виготовлення. За замовчуванням заповнює цей реквізит для ресурсів підгрупи

Цикл закупівлі (днів). Заповнюється при необхідності.

Примітка. Заповнюється при необхідності

Ведення для ресурсів. Дозволяє переводити в спеціальний вид відображення рядків групи класифікатора в багато віконний вид.

Вид відображення ресурсів. Для підгрупи можна встановити необхідний користувачам вид відображення екранної таблиці (відмінний від стандартного набору показників). Вид відображення створюється модифікацією стандартної таблиці або з використанням конструктора інтерфейсів.

Вкладка Налаштування

Вкладка Налаштування доступна тільки для режимів додавання/коригування записів груп ресурсів першого (верхнього) рівня ієрархії.

У полях вкладки відмічається які закладки для заповнення реквізитів ресурсів будуть доступні для ресурсів підгруп нижнього рівня. У полях Коеффіціент1 - Коеффіціент4 вказуються позначення відповідних реквізитів у Класифікаторі ресурсів в підгрупах нижнього рівня.

Заповнення символьних полів дозволяє змінити найменування в екранах введення / коригування відповідних реквізитів рядків.

Як створити новий ресурс

Щоб створити новий ресурс:

Перейдіть в довідник Класифікатор ресурсів - натисніть кнопку Групи товарів та послуг розділу Загальносистемні довідники.

В інтерфейсі довідника Класифікатор ресурсів натисніть кнопку Додати або Додати за зразком у вкладці Ресурс, позиціонуючись на необхідному рядку у вкладці Групи, підгрупи.

В залежності від того, на якій групі/підгрупі буде позиціювання у вкладці Групи, підгрупи можна створити той чи інший ресурс.

У вкладці Ресурс екранної форми додавання нового запису вкажіть необхідні параметри та перейдіть на вкладку Економіка (бух.облік).

Поля для заповнення у вкладці Ресурс

Код ресурсу. Формується автоматично;

Позначення. Може вказуватися артикул ресурсу. Скорочена назва, що відображається найменування ресурсу в документах.

Найменування. Повне найменування ресурсу, що відображається найменування ресурсу в документах/друкованих формах.

Одиниця виміру. Вибір з довідника (F10 або ).

Оберіть вигляд для відображення найменування ресурсу в документах. Можна обрати повну або скорочену назву. Вибір з випадаючого списку.

У вкладці Економіка (бух.облік) вкажіть наступні параметри:

Рахунок збереження;

Рахунок витрат.

Натисніть кнопку Додати. Після збереження внесених даних сформований ресурс з’явиться у вкладці Ресурс.

Після створення нового ресурсу в нижній частині вікна формується його картка, в якій відображається основна інформація стосовно даного ресурсу.

Щоб роздрукувати документ натисніть кнопку Друк (або F5) та оберіть друковану форму.

Щоб ресурс перенести в іншу групу, або його змінити/відредагувати скористайтеся кнопкою Розрахунок.

Щоб вивантажити інформацію в Excel натисніть кнопку на панелі інструментів.

Що таке Фасетне кодування ресурсів

Фасетне кодування ресурсів запроваджується для того, щоб:

структурувати код ресурсу;
отримати звіти і запити до бази даних в різних розрізах;
автоматично формувати найменування для нових ресурсів.

Фасетне кодування ресурсів не є обов'язковим. Найчастіше застосовується на великих промислових підприємствах.

Фасета - це свого роду довідкова таблиця, що має унікальний номер, в якій кожному значенню коду відповідає своє значення параметра (характеристики) ресурсу, і за яким здійснюється сортування ресурсів в класифікаторі.

Фасети прив'язуються до певних позицій коду ресурсу, і при формуванні запису в класифікаторі, значення відповідних позицій коду не можуть набувати значень, що відрізняються від закладених у фасеті.

Фасети можуть бути унікальними, тобто використовуватися в кодах однієї групи/підгрупи ресурсів, і універсальними, застосовуваними в різних групах/підгрупах ресурсів.

Фасети можуть бути одиничними і груповими. Групова фасета може включати в себе кілька одиничних фасет. Значення групової фасети формується як поєднання значень одиничних фасет.

Створення фасети починається з входу в Довідник фасет і створення початкового запису.

У Довідник фасет можна також увійти з Класифікатора ресурсів:

Перебуваючи у вкладці Групи, підгрупи ресурсів на рядку якої-небудь підгрупи, натисніть кнопку Документи (F12) та оберіть із списку Довідник фасет в групах ресурсів.

Всередині груп ресурсів визначаються фасети (довідкові таблиці параметрів ресурсу), причому склад і кількість фасет може бути довільним для кожної групи.

Всі фасети описуються в окремому довіднику фасет, який користувач може поповнювати за необхідності. Для кожної фасети визначається перелік допустимих значень фасети в формі відповідного довідника. Наприклад, фасета Марка сталі і довідник з переліком марок або фасета Клас міцності метизів і довідник з переліком класів міцності, фасета Різьблення і довідник з допустимими типами різьблення і т.д.

Для кожної групи або підгрупи ресурсів користувачем (адміністратором) визначається перелік і послідовність фасет в групі. Для кожної групи допускається до 12 основних фасет.

Для груп ресурсів з великою кількістю взаємозалежних параметрів використовується модифікація фасетного кодування, яка полягає в створенні унікальних наборів фасет. В унікальних наборах фасет правилами визначається перелік значень параметрів фасет, доступних при виборі в фасеті з більш високим пріоритетом параметра. У цьому випадку знижується ймовірність реєстрації ресурсу з неправильними реквізитами.