Формування табелю обліку робочого часу (типова форма П-5) виконується на основі фонду робочого часу та графіку роботи працівника, зазначеного в призначенні/переміщенні. Сформовані табелі використовується для розрахунку зарплати.
В картотеці Табель реалізовано:
-
автоматичне відображення документів в табелі
-
формування табеля за умовою відбору(підрозділ, табельний номер, період)
-
табель коригування минулих періодів
-
табель за минулий період.
Формування рядків табеля виконується автоматично або вручну з використанням відповідних режимів по кнопці Розрахунок (або F2), яка розташована на панелі інструментів:
Сформувати табель – режим формування табеля обліку робочого часу на основі графіків роботи, які вказані в документах картотеки Призначення/переміщення працівника. Після запуску режиму видається системний протокол про формування табелю.
Переформувати табелі – режим виконує переформування табелів за всіма записами в картотеці, при цьому враховується відхилення старого та нового табелів із урахуванням графіка роботи. Режим обов’язково застосовується перед розрахунком заробітної плати для врахування внесеної кадрової інформації за весь місяць.
Заповнити період за визначеним правилом – режим виконує прописування в усіх табелях картотеки, в яких не вказано ознаку ведення табеля підсумками, фіксований код дня або дані із іншого фонду робочого часу за всіма/робочим/святковим/вихідним днем/робочим днем в святковий день (вказується при виконанні) та перераховує підсумки таких табелів із урахуванням зміни;
Перерахувати підсумки – виконується перерахунок підсумкових значень днів/годин за табелями;
Перенос відпусток в табелі – перенесення даних із наказів про відпустку в табелі (прописування кодів днів і перерахунок підсумків);
Перенос лікарняних в табелі – перенесення даних із документів лікарняних в табелі (прописування кодів днів і перерахунок підсумків);
Перенос документів за середнім в табелі – перенесення даних із документів за середнім в табелі (прописування кодів днів і перерахунок підсумків);
Режим – вибір режиму роботи з табелем. Можливі режими роботи: по днях і за підсумками.
Мал. 1 Розрахункові режими по табелю
Зверніть увагу. Якщо в протоколі є працівники, по яким несформований табель, то потрібно перевірити заповнення поля «Графік роботи» в картотеці Призначення/переміщення.
Мал. 2 Протокол формування табелю обліку робочого часу
Після закриття текстового повідомлення в картотеці (Мал. 2) з’явиться сформований табель за вказаний період (Мал. 3).
Зверніть увагу. Табель формується автоматично за кожним призначенням (переведенням) працівника.
Мал. 3 Табель обліку робочого часу
Для внесення змін до табеля необхідно на панелі інструментів натиснути кнопку Змінити (або клавішу F4) та виконати потрібні зміни. Наприклад, якщо співробітник працює на умовах неповного робочого дня, то потрібно відкоригувати ці значення і проставити Фактично відпрацьований час.
З метою контролю за фіксацією інформації про відпустки або про лікарняні необхідно застосувати режим Перенос відпусток в табель або Перенос лікарняних в табель (Мал. 2). Після відбору потрібних відпусток або лікарняних, інформація про них автоматично з’явиться у сформованому табелі. Після збереження внесених даних запис по працівнику у табелі автоматично переформується.
При додаванні табеля коригування минулого періоду (коригуючий табель) необхідно вказати період, за який виконується додавання табеля, а також вказати табель, за яким необхідно виконати коригування (Мал. 4).
Мал. 4 Коригування табеля
Крім табелів коригування, допускається введення табелів за минулі періоди. У цьому випадку вводиться період (період минулого місяця) та вводяться фактичні відхилення від табеля минулого періоду. При цьому робиться нульовий табель коригування, яким знімаються дні, враховані в табелі та заноситься новий табель за минулий період (Мал. 5).
Мал. 5 Табель за минулі періоди
Якщо працівник почав роботу з кінця минулого місяця і по ньому не було створено табель обліку робочого часу, потрібно створити табель за поточний місяць, а потім ввести табель минулого місяця з періодом дії з дати прийняття працівника (Мал. 6).
Мал. 6 Табель для нового працівника