Розділ Довідники

В розділі Довідники реалізована можливість заповнення Довідника підрозділів та Довідника персоналу. Ці довідники необхідні для подальшого внесення інформації про посадових осіб. Записи в довідниках можна створювати вручну, якщо обсяг даних невеликий. Або завантажити готові Excel-шаблони, заповнити їх і імпортувати дані з цих шаблонів в довідники. Для подальшої роботи не має значення, чи було довідник завантажено із шаблону, чи записи додано вручну.

Щоб додати вручну записи в Довідник підрозділів – натисніть кнопку Довідник підрозділів в розділі Довідники. Щоб завантажити записи в довідник – натисніть кнопку Завантажити шаблон, заповніть Excel-шаблон, та після заповнення натисніть кнопку Завантажити дані, щоб імпортувати дані в довідник.

Щоб додати вручну записи в Довідник персоналу – натисніть кнопку Довідник персоналу в розділі Довідники. Щоб завантажити записи в довідник – натисніть кнопку Завантажити шаблон, заповніть Excel-шаблон, та після заповнення натисніть кнопку Завантажити дані, щоб імпортувати дані в довідник.

Неможливо працювати з первинними документами, якщо Довідник підрозділів та Довідник персоналу незаповнений!

Довідник підрозділів

Довідник Підрозділи призначений для занесення інформації про підрозділи організації, а також для створення ієрархічної структури організації.

По кожному підрозділу, незалежно від того чи це самостійний підрозділ, чи входить до складу іншого підрозділу, формується новий запис в довіднику.

Щоб додати вручну запис у Довідник підрозділів – натисніть кнопку Довідник підрозділів у розділі Довідники . Щоб завантажити записи в довідник – натисніть кнопку Завантажити шаблон, заповніть Excel -шаблон, а після заповнення натисніть кнопку Завантажити дані , щоб імпортувати дані в довідник.

Для переходу в довідник Підрозділи натисніть кнопку Довідник підрозділів.

Також довідник Підрозділи доступний в модулі Довідники > Підрозділи > Довідник підрозділів та в модулі Кадри > Довідники > Підрозділи.

Перед початком роботи з довідником обов'язково натисніть кнопку та оберіть дату створення підрозділів.

В інтерфейсі Довідник підрозділів є записи під кодом 0, 1. Підрозділ, що в полі Код має значення 0,не видаляйте та не редагуйте (Мал. 1). До обліку підрозділ з кодом 0 прийнятий не буде, але він має бути в системі для коректного відображення структури установи.

Відредагуйте підрозділ, що в полі Код має значення 1 - натисніть кнопку Змінити.
Відредагуйте підрозділ, що в полі Код має значення 1 - натисніть кнопку Змінити. На панелі інструментів натисніть Змінити (F4). Відкриється екранна форма редагування запису, яка складається із чотирьох вкладок: Підрозділ, Додаткові параметри, Звітність, Матеріальний облік.
Перший підрозділ, який ми створюємо – це підрозділ найвищого рівня в організації, його назва, як правило, співпадає з назвою вашої організації.

Заповніть у вкладці Підрозділ обов’язкові поля (Мал. 2). Після цього перейдіть у вкладку Додаткові параметри.

Поля для заповнення інформації у вкладці Підрозділ:

Розділ Періодичні реквізити вкладки Підрозділ:

Внутрішній код. Заповнюється автоматично. Це код підрозділу в довіднику. Не редагується.

Позначення. Як правило, поле заповнюється номером номенклатури підрозділу (номер використовується в діловодстві).

Найменування (скор.). Скорочене найменування підрозділу.

Найменування 2. Другий варіант скороченого найменування підрозділу. Може не заповнюватися.

Найменування. Повне найменування підрозділу.

Найменування (род.). Повне найменування підрозділу в родовому відмінку.

Найменування (дав.). Повне найменування підрозділу в давальному відмінку.

Належить підрозділу. Цифрове позначення та назва підрозділу, який вищий за ієрархією. Вибір з Довідника підрозділів - F10 або . Для підрозділу верхнього рівня поле не заповнюється.

Належить об'єкту. Вибір об’єкту, для якого створюється підрозділ в довіднику. Це поле актуальне, якщо ведеться облік по кільком об'єктам.

Керівник. Керівник підрозділу. Вибір з Довідника персоналу- F10 або .

Дата дії. Зазначте дату початку дії періодичних реквізитів. Якщо в подальшому необхідно змінити періодичні реквізити натисніть кнопку , оберіть дату початку дії нових періодичних реквізитів, внесіть зміни по періодичним реквізитам, та збережіть запис (Мал. 3).

Розділ Неперіодичні реквізити вкладки Підрозділ:

Діє з. Заноситься дата створення підрозділу. Під час першого занесення інформації ця дата може бути визначена як дата початку дії підрозділу, але доцільно ввести якомога ранішу дату. Наприклад, датe створення підприємства.

Діє по. Поле заповнюється згодом, у разі повної ліквідації підрозділу після вивільнення та/або переведення персоналу (закриттю всіх бухгалтерських дій по підрозділу).

Дод.ознаки. Як правило, не заповнюються. Ці поля використовуються нашими консультантами для додаткових специфічних налаштувань, за замовленням наших клієнтів.

Тип підрозділу. Вибір типу підрозділу з довідника F10 або . Наприклад, відділ, сектор, склад тощо. Поле не обов'язкове для заповнення.

Примітка. Поле для довідкової інформації. Для довільного тексту користувача.

Заповніть у вкладці Додаткові параметри необхідні поля (Мал. 4). Після цього перейдіть у вкладку Звітність.

Поля для заповнення інформації у вкладці Додаткові параметри:

Підрозділ. Заповнюється автоматично. Це назва підрозділу, який вказаний у вкладці Підрозділ.

Об'єкти. Вибір об’єктів, для яких підрозділ буде доступний в довіднику. Це поле актуальне, якщо ведеться облік по кільком об'єктам.

Контрагент-образ. Вибір контрагента як прикладу для підрозділу. Як правило, не заповнюється.

Адреса. Поле заповниться вибрано контрагента в полі Контрагент-образ. Як правило, не заповнюється.

Місцевий ТЦК та СП. Використовується для звітності по військовому обліку. Вибір з довідника - F10 або . Щоб додати інформацію в довідник, скористайтеся алгоритмом на Мал. 5.

Розділ Старі коди використовується тими користувачами, які ведуть облік в програмі тривалий час. Для прив'язки структури та підрозділів старого зразку до нових оновлених даних. Або для визначення правонаступництва у разі ліквідації старих підрозділів.

Заповніть у вкладці Звітність необхідні поля (Мал. 6). Після цього перейдіть у вкладку Матеріальний облік.

Поля для заповнення інформації у вкладці Звітність:

Центр фін.обліку. Структурний підрозділ, який впливає на фінансові результати компанії, проте повноважень щодо самостійного планування статей бюджетів (доходів, витрат) він не має і лише веде облік виконання цих статей. Поле, як правило, не використовується.

Код ДПІ. Вибір, наприклад, для відокремлених структурних підрозділів, коду податкової інспекції. Вибір з довідника - F10 або . Поле обов'язкове для заповнення.

Код ДПІ потрібно прив’язати до контрагента, якому сплачуються податки. Бухгалтерські проведення по ПДФО будуть групуватися в розрізі контрагента, який вказаний в довіднику ДПІ. Для прив’язки даного коду до організації, якій сплачують ПДФО, потрібно надати дані адміністратору системи для заповнення. Дії адміністратора системи: В модулі Довідники > Інше > Прості довідники > Податкові інспекції України визначити по найменуванню орган ДПІ, натиснути кнопку Змінити та в полі Організація проставити код організації для сплати ПДФО.

Код за КОАТУУ. Вибір, наприклад для відокремлених структурних підрозділів, коду згідно Класифікатора об'єктів адміністративно-територіального устрою України. Вибір з довідника - F10 або Поле не обов'язкове для заповнення для підрозділів підприємства. Для відокремлених підрозділів поле необхідно заповнити.

Код за КАТОТТГ. Вибір, наприклад для відокремлених структурних підрозділів, коду згідно Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ). Вибір з довідника - F10 або . Поле не обов'язкове для заповнення для підрозділів підприємства. Для відокремлених підрозділів поле необхідно заповнити.

Площа. Зазначення, наприклад, для відокремлених структурних підрозділів, площі підрозділу в га. Поле необов'язкове для заповнення.

Чек-бокс Підрозділ для аналізу. Як правило, не використовується. Відмічається для підрозділів, які будуть необхідні для аналізу, але не не будуть відображатися в структурі.

Чек-бокс Службовий підрозділ. Як правило, не використовується. Відмічається для підрозділів, які будуть відображатися для бухгалтерії, але не не будуть відображатися для інших підрозділів.

Рахунок витрат. Оберіть рахунок витрат із Плану рахунків, якщо рахунок витрат для підрозділу є відмінним від рахунку витрат для всього підприємства.

Після вибору рахунку витрат відкриються додаткові поля для вибору аналітик. За потреби, оберіть аналітики.

Заповніть у вкладці Матеріальний облік необхідні поля (Мал. 7). Після цього натисніть кнопку Зберегти, щоб зберегти запис.

Поля для заповнення інформації у вкладці Матеріальний облік:

Ознака Резервування ТМЦ. Використовується для підрозділу з функцією резервування ТМЦ. Oзнака зарезервована для CRM.

ТМЦ. Матеріально-відповідальна особа по ТМЦ. Вибір з Довідника персоналу - F10 або .

ОЗ. Матеріально-відповідальна особа по основним засобам. Вибір з Довідника персоналу - F10 або .

ІНМА. Матеріально-відповідальна особа по ІНМА. Вибір з Довідника персоналу - F10 або .

Інші підрозділи установи створіть за допомогою кнопки Додати за зразком (Ctrl+F7), змінюючи лише відмінні параметри.

Створіть в довіднику записи про кожен підрозділ вашої організації.

Після збереження внесених даних нові підрозділи відображаються у вкладці Усі підрозділи.

У вкладці Довідник підрозділів відображаються підрозділи, доступні об'єкту обліку з інформацією про структуру. Щоб побачити який підрозділ якому підрозділу підпорядковується, натисніть кнопку Розгорнути в рядку обраного підрозділу (Мал. 8).

Довідник персоналу

Для реєстрації, обліку персональних даних працівників використовується картотека Особові картки.

Особові картки працівників формуються в першу чергу, перед роботою з Картотекою основних засобів та перед роботою з розділом Посадові особи екранної форми Налаштування параметрів власної установи.

Формування особових карток може проводитися трьома способами:

Створення особової картки за допомогою наказу про прийом співробітників (рекомендований спосіб);
Занесення інформації із шаблонів Excel (рекомендовано на початку роботи з програмою)
Створення вручну особової картки ( в модулі Кадри та по кнопці Довідник персоналу в екранній формі Налаштування параметрів власної установи).

Щоб додати вручну запис у Довідник персоналу – натисніть кнопку Довідник персоналу в розділі Довідники . Щоб завантажити записи в довідник – натисніть кнопку Завантажити шаблон, заповніть Excel -шаблон, а після заповнення натисніть кнопку Завантажити дані , щоб імпортувати дані в довідник.

Створення особової картки за допомогою наказу про прийняття

Для створення Наказу про прийняття:

Перейдіть в модуль

Кадри > Накази. Натисніть пункт меню Накази.

Позиціонуючись на папці

Наказ про прийняття, перейдіть на закладку Проекти наказів.

Щоб створити наказ, натисніть кнопку

Додати. Проставити номер та дату наказу, заповніть реквізити та збережіть документ.

Поля для заповнення в наказі про прийняття

Загальна інформація

Номер і дата наказу.

Статус наказу. Статус Проект наказу присвоюється автоматично. При проведенні наказу по кнопці Розрахунок статус автоматично зміниться на Проведено. При збереженні наказу автоматично створюється особова картка і призначення працівника. Коригування наказу після цього буде недоступно.

Табельний номер. Значення проставляється автоматично. Зайняті табельні номери неможливо використовувати після звільнення працівників. По табельному номеру зберігається історія кадрової та зарплатної інформації по працівнику.

Прізвище, Ім'я, По батькові прийнятого працівника.

Прізвище, Ім'я, По батькові в родовому та давальному відмінку: заповнюється автоматично, за потреби можна відкоригувати.

Стать.

Дата народження.

Індивідуальний податковий номер.

Реквізити паспорту. Заповнюється по кнопці , є можливість обрати вид – паспорт, ID-картка чи посвідка на ПМП. Зберігається історія зміни паспорту.

Адреса реєстрації та фактичного проживання.

Фотографія. Для додавання фотографії необхідно навести на фотографію, натиснути кнопку Вкладення (на трикутничок) і вказати шлях до потрібного файлу.

Дата прийняття на посаду та дата звільнення. Ці дати автоматично розглядаються як дати прийому на роботу та звільнення (звільнення проставляється лише в разі строкового трудового договору).

Тривалість випробувального терміну в днях або в місяцях.

Номер, дата і період дії контракту. Якщо обрати ознаку Контракт, то відкриваються поля для заповнення реквізитів контракту.

Вид прийняття працівника на роботу.

Характер прийняття працівника на роботу. Внести інформацію про постійну чи тимчасову роботу.

Причина прийняття працівника на посаду.

Тип призначення. Визначається за довідником типів призначення.

Тип посади для прийому. Основна або сумісництво.

Причина заміщення (для тимчасового заміщення - строковий договір) необхідно обов'язково вказати дату звільнення працівника з посади, але, це не звільняє від необхідності формувати окремий Наказ про звільнення/переведення працівника,

Тимчасове виконання обов’язків формується лише наказом на виконання обов’язків і в цьому полі не зазначається.

Тип заміщення. Вказується лише при строковому договорі. Перелік типів заміщення. Тип визначається або за довідником причин заміщення, або вказується явно при відсутності причини заміщення. Доступні наступні типи заміщення:

Без заміни - за замовчуванням;
Декрет – у разі заміни працівника, який знаходиться в декретній відпустці або у відпустці по догляду за дитиною;
Відпустка - для заміни на період перебування працівника у відпустці – не використовувати;
Лікарняний - для заміни працівника на період тимчасової непрацездатності - не використовувати;
Інше - виконується заміна працівника з інших причин.

Табельний номер працівника, якого замінюють.

Службова інформація

Обрати підрозділ та код штатного розпису, інша інформація заповниться із штатного розпису. Необхідно ввести дані, які не вказані в штатному розписі (ранг, оплата по годинам).

Після збереження наказу, його потрібно провести по кнопці Розрахунок > Провести наказ. Автоматично створюється особова картка та призначення працівника. Якщо працівник був зареєстрований в системі, то система дасть вибір застосовувати існуючу картку працівника:

Так - буде створене нове призначення /переміщення з новим табельним номером із збереженням існуючої інформації про стаж, освіту, військовий облік, інформацію про дітей – рекомендовано до застосування.
Ні - створиться нова особова картка без збереження попередньої інформації по працівнику. Потрібно буде заново вносити всю інформацію по працівнику.

Якщо працівник працював в одній організації та був звільнений - система дасть вибір застосовувати існуючу картку працівника та обрати табельний номер попереднього призначення:

Так - буде створене нове призначення /переміщення з обраним табельним номером із збереженням існуючої інформації про стаж, освіту, військовий облік, інформацію про дітей – рекомендовано до застосування. Далі система запитає про застосування нарахування документів по середньому – потрібно обрати Ні - період нарахування буде здійснюватися з дати поточного прийняття.

Завантаження особових карток із шаблону Excel

Для того, щоб завантажити дані з шаблону Excel, потрібно попередньо сформувати Excel-файл - натисніть кнопку Завантажити шаблон в розділі Довідники екранної форми Налаштування параметрів обліку, заповніть Excel -шаблон, а після заповнення натисніть кнопку Завантажити дані, щоб імпортувати дані в довідник. Шаблон також можна сформувати в модулі Операції.

Поля для заповнення в шаблоні Excel

Табельний номер.

Прізвище, Ім’я, По-батькові;

ІПН;

Дата народження;

Договір ЦПХ: вноситься «+» - якщо особа співпрацює за ЦПХ;

Громадянин України: за замовчуванням, інакше - "-";

Стать: 1 - жіноча, 2- чоловіча;

Дата прийому;

Дата звільнення;

Наявність трудової книжки: "+" - так, пусто – ні;

Серія і номер паспорта;

Ким виданий паспорт;

Дата видачі паспорта;

Адреса проживання;

Адреса реєстрації;

Підрозділ (код);

Посада (код).

Останні дві колонки (підрозділ і посаду) можна не вказувати.

Заповнений Excel-файл можна імпортувати в модулі Операції:

Перейдіть в пункт меню Імпорт співробітників із Excel, який розташований у розділі Сервіс модуля Операції.
Вкажіть шлях до підготовленого Excel-файлу.
Підтвердьте вибір, натиснувши кнопку Відкрити.
Перевірте коректність імпортованих даних.
Завантажте дані.

Після цього інформація буде додана в Довідник персоналу. За потреби, записи можна відкоригувати.

Дізнатися більше про імпорт даних